Tools & Plants Record कैसे Maintain करें? | Construction Accounts Explained in Hindi

Tools and Plants (T&P) किसी भी construction project का एक महत्वपूर्ण भाग होते हैं, जिनमें सभी उपकरण (tools), मशीनें (machines) और यांत्रिक साधन (mechanical plants) शामिल होते हैं जो construction, repair, या maintenance कार्यों में उपयोग किए जाते हैं।

Public Works Department (PWD) और अन्य सरकारी engineering organizations में इन T&P items का proper record Tools & Plants Register के माध्यम से maintain किया जाता है ताकि accountability, safety और efficiency सुनिश्चित की जा सके।

Tools & Plants (T&P) का अर्थ (Meaning of Tools & Plants)

Tools छोटे उपकरण होते हैं जैसे spade, hammer, measuring tape, wheelbarrow आदि।

Plants बड़े और mechanical उपकरण होते हैं जैसे concrete mixer, vibrator, compactor, crane, road roller आदि।

T&P Record Maintain करने की आवश्यकता (Need for T&P Record Maintenance)

• Departmental assets का सही हिसाब रखने के लिए।
• Loss, theft या misuse को रोकने के लिए।
• Maintenance और repair schedule निर्धारित करने के लिए।
• Audit और verification के लिए सही data रखने के लिए।
• Project costing और depreciation calculation में सहायता के लिए।

T&P Record Maintain करने की प्रक्रिया (Procedure to Maintain Tools & Plants Record)

PWD Code और departmental rules के अनुसार Tools & Plants Record को T&P Register या T&P Ledger में maintain किया जाता है। इसमें हर item की details, purchase, issue, return और balance clearly दर्ज की जाती है।

1️⃣ T&P Register (Form No. 13)

यह register प्रत्येक tool या plant item का पूरा हिसाब रखता है।

• हर item को एक Identification Number या Code दिया जाता है।
• Stock entry में item name, date of purchase, cost, supplier, condition आदि लिखा जाता है।
• Issue और return की details भी इसी register में दर्ज होती हैं।

T&P Register का Format:

Date	Description of Tool/Plant	Qty Received	Qty Issued	Balance	Issued To	Condition	Remarks
01-06-2025	Concrete Mixer Machine	1	0	1	Store	Good	Annual Maintenance Due

2️⃣ T&P Issue Register

इस register में site या engineer को issue किए गए tools और plants का record होता है। जब item वापस आता है, तो उसकी entry return कॉलम में की जाती है।

3️⃣ T&P Return Register

यह register issued items की return details और condition record करता है। इसमें यह भी लिखा जाता है कि item usable है या scrap में डालना है।

4️⃣ T&P Repair and Maintenance Register

इस register में repair details दर्ज की जाती हैं जैसे date of repair, parts replaced, cost, और mechanic का नाम।

5️⃣ T&P Dead Stock Register

Dead Stock Register में उन items को दर्ज किया जाता है जो अब उपयोग में नहीं हैं (scrap, obsolete या damaged)।

T&P Record Verification (Checking & Audit)

• Quarterly verification Junior Engineer द्वारा।
• Annual verification Sub Divisional Officer या Executive Engineer द्वारा।
• Audit Officer physical checking करके discrepancies report करता है।
• Missing या damaged items के लिए recovery या replacement का प्रावधान।

T&P Record Maintain करने के नियम (Rules for Maintenance of T&P Record)

• हर tool या plant को unique code number दें।
• Issue और return पर authorized signature आवश्यक है।
• Repair history और cost record करें।
• Scrap disposal government procedure के अनुसार करें।
• Registers हमेशा bound form में रखें और numbered हों।

T&P Records से संबंधित महत्वपूर्ण Forms (Important Forms Related to T&P)

Form No.	Form Name	Purpose
13	Tools & Plants Register	Stock record of tools and machinery
14	Issue and Return Register	Tracking issued items and returns
15	Repair Register	Maintenance and repair record

T&P Record Maintenance में ध्यान रखने योग्य बातें (Best Practices)

• Record को नियमित रूप से update करें।
• Verification report को file में संलग्न रखें।
• Damaged tools को repair या replace करें।
• Annual statement prepare कर higher authority को भेजें।
• All entries ink में करें और overwriting से बचें।

Conclusion

Tools & Plants Record किसी भी public works या construction department की backbone होती है क्योंकि यह सभी mechanical और manual equipment के उपयोग और cost का लेखा-जोखा रखती है।

सही तरीके से maintained record से audit, repair, और asset management आसान हो जाता है।

हर civil engineer को T&P Record maintenance की प्रक्रिया, forms और verification system की जानकारी होना आवश्यक है ताकि department की accountability और project efficiency दोनों बनी रहें।