Materials at Site Account और Imprest Account क्या है? | Public Works Accounts Explained in Hindi

Public Works Department (PWD) या किसी भी सरकारी निर्माण विभाग में काम करते समय Material Management और Cash Handling के लिए विशेष प्रकार के accounts maintain किए जाते हैं। इनमें से दो प्रमुख हैं — Materials at Site (MAS) Account और Imprest Account।

ये दोनों accounts निर्माण कार्यों में पारदर्शिता, लागत नियंत्रण और सही record-keeping सुनिश्चित करने के लिए अत्यंत आवश्यक हैं। इस ब्लॉग में हम विस्तार से जानेंगे कि ये accounts क्या होते हैं, इन्हें कैसे maintain किया जाता है, और इनका क्या उद्देश्य होता है।

Materials at Site Account क्या है? (What is Materials at Site Account?)

Materials at Site (MAS) Account एक ऐसा record है जिसमें किसी construction site पर उपलब्ध सभी materials का विवरण (quantity, rate, value आदि) दर्ज किया जाता है।

यह account यह सुनिश्चित करता है कि site पर रखे गए materials का सही हिसाब रखा जाए और कोई wastage या misappropriation न हो।

Materials at Site Account की आवश्यकता (Need of MAS Account):

• Site पर रखे गए materials का सही record रखना।
• Material issue और consumption को verify करना।
• Project cost estimation और auditing में सुविधा।
• Material theft या wastage को रोकना।
• Departmental stock control के लिए आधार प्रदान करना।

Materials at Site Account की Entries:

• Received materials (store या supplier से)।
• Issued materials (site consumption के लिए)।
• Returned materials (extra या unused items)।
• Material balance (closing stock at site)।

Materials at Site Account का Format:

Date	Description of Material	Quantity Received	Quantity Issued	Balance	Rate (₹)	Value (₹)
10-05-2025	Cement (OPC 43 Grade)	200 Bags	50 Bags	150 Bags	400	80,000

MAS Account की देखरेख:

• Site Engineer या Store Keeper द्वारा maintain किया जाता है।
• Junior Engineer या Assistant Engineer द्वारा periodically verified किया जाता है।
• Audit और stock verification के लिए monthly report भेजी जाती है।

Imprest Account क्या है? (What is Imprest Account?)

Imprest Account एक ऐसा छोटा cash account होता है जो field engineer या officer को site-level खर्चों के लिए advance के रूप में दिया जाता है।

इसका उद्देश्य minor, day-to-day payments जैसे transport, local purchases, postage, या wages को तुरंत भुगतान करने में सुविधा प्रदान करना है।

Imprest Account की विशेषताएँ:

• Imprest amount एक fixed sum होती है (e.g., ₹25,000 या ₹50,000)।
• Engineer या subordinate officer को issue की जाती है।
• हर खर्च की proper receipt या voucher जरूरी होता है।
• खर्च का विवरण जमा करने पर राशि पुनः replenish की जाती है।
• Permanent advance की तरह नहीं, बल्कि revolving fund के रूप में होती है।

Imprest Account का Format:

Date	Particulars	Voucher No.	Amount (₹)	Balance (₹)	Remarks
12-05-2025	Purchase of Stationery	23	500	24,500	Approved

Imprest Account की Process (Revolving Fund System):

1. Engineer को एक fixed imprest amount दी जाती है।
2. वह छोटे खर्चों का भुगतान उसी राशि से करता है।
3. खर्च का statement और vouchers जमा करता है।
4. Verification के बाद उतनी राशि पुनः दी जाती है जिससे imprest balance constant बना रहे।

Imprest Account का उद्देश्य:

• Minor site expenses के लिए time-saving arrangement।
• Financial control और accountability बनाए रखना।
• Emergency payments के लिए त्वरित सुविधा।
• Cash book में entry के लिए proper record उपलब्ध कराना।

Difference Between Materials at Site Account and Imprest Account

Aspect	Materials at Site Account	Imprest Account
Purpose	Material stock recording	Minor cash payments
Nature	Quantitative (materials)	Monetary (cash)
Maintained By	Store Keeper / Site Engineer	Engineer / Officer in charge
Verification	Stock checking	Voucher and cash balance
Example	Cement, Steel stock at site	Purchase of small tools, stationery

Importance in Public Works Accounting

• Government expenditure और material utilization पर निगरानी बनाए रखता है।
• Audit और verification के लिए आधार तैयार करता है।
• Transparency और accountability को बढ़ावा देता है।
• Site-level cash और material flow को व्यवस्थित करता है।

Conclusion

Materials at Site Account और Imprest Account दोनों ही Public Works Accounting System के आवश्यक अंग हैं।

MAS Account site materials के रिकॉर्ड और audit के लिए महत्वपूर्ण है, जबकि Imprest Account छोटे और आकस्मिक खर्चों के लिए सरल व प्रभावी cash management system प्रदान करता है।

हर civil engineer को इन दोनों accounts की working, record maintenance और verification प्रक्रिया की जानकारी होना आवश्यक है ताकि departmental transparency और project efficiency बनी रहे।